MANEJO EFICIENTE DE LOS
RECURSOS DEL DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA
Área encargada de llevar control sobre los recursos financieros de la empresa para que sean utilizados de forma adecuada de manera que todas la obligaciones financieras estén bajo control generando estabilidad financiera.
Como todo departamento de tesorería debe tener un auxiliar contable a continuación te explicamos un poco sobre la importancia de este personaje.
ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA:
ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA:
Emite informes
Controla las salidas y entradas de efectivo
Recibe y consigna efectivo
Controla devolución de cheques
Insolvencia
El no contar con la suficiente disponibilidad en le tiempo y lugar adecuado para hacer frente a las obligaciones y financiaciones de al empresa el incumplimiento de este objetivo puede tener serias consecuencias, tales como el descrédito, la necesidad de acudir a sistemas poco favorables de financiación.
Pudiendo llegar finalmente a la quiebra por falta de liquidez.
Falta de capital
a la empresa sostener decisiones empresariales del corto mediano y largo plazo, referidos al financiamiento del capital de trabajo operativo, a la ampliación de sus mercados (lanzamiento de un nuevo producto a la actualización tecnológica la cual es sumamente acelerada u otras inversiones en planta o equipos.
PARA TENER EN CUENTA!!!
DOCUMENTOS SOPORTE: sirven como base para registrar las operaciones comerciales que se realizan en una empresa y ayudan a evidenciar la entradas y salidas del efectivo entre ellos encontramos:
Los cheques: Titulo valor que es ordenado por un girador para que se le sea entregado una suma de dinero a un tercero por medio de una entidad bancaria.
Letra de cambio: documento por el que una persona física o jurídica (librador) ordena a otra (librado) que pague una cantidad a favor de un tercero (tenedor o tomador), en una fecha determinada (vencimiento).
Recibo de caja: Soporte de contabilidad en el cual constan los
ingresos en efectivo recaudados por la empresa.
Recibo de caja menor: soporte de los gastos pagados en efectivo,
por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque.
Comprobante de egreso: soporte
de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de
dinero por medio de un cheque y en efectivo.
Recibo de consignación: comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus
clientes para que lo diligencien al consignar de los cuales existen dos tipos:
Comprobante recibo de consignación efectivo
CAJA MENOR
Fondo que las empresas crean para gestionar los gastos
de cuantías mínimas, para el cual se asigna una persona de confianza, como
responsable de su manejo su apertura se hace por medio de un acta
donde se establecen la políticas para el adecuado manejo, por ejemplo los
monto a desembolsar, el tipo de gastos, cada cuánto se realizará el
reembolso, las personas responsables.
REEMBOLSO DE CAJA
Cuando el fondo de caja menor se agota, es decir, se ha gastado el 70% del monto fijo, el responsable del fondo diligenciará una planilla donde aparecen todos los gastos del periodo, con los respectivos soportes y así recuperar el monto de caja menor a su monto inicial.
ARQUEO
Se hace de manera sorpresiva y consiste en el análisis de las transacciones de efectivo, con el objeto de comprobar si se el dinero esta completo.
FLUJO DE CAJA
Herramienta financiera que sirve para estimar si se tendrá o no los recursos para cumplir cabal y oportunamente con las obligaciones.
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| Tesorería área por la cual se gestionan y se dirigen los flujos monetarios de la empresa colocandola así como una de las áreas mas importantes pero también como una de las mas delicadas en su manejo por eso es importantes que sea dirigida y gestionada por personas responsables. |
Para que quede un poco mas clara la información incluida en este Blogger te dejo un glosario con conceptos que tal vez no sabíamos
AMORTIZACIÓN: Reducción parcial de una deuda o redención parcial
de un título, mediante pagos de naturaleza generalmente periódica.
BONOS: títulos que representan una parte de un crédito constituido a
cargo de una entidad emisora
CALIFICACIÓN DE RIESGO DE CORTO PLAZO: Análisis que tiene como
objetivo el evaluar en el corto plazo, la capacidad de un establecimiento
especializado en una actividad comercial o industrial definida (venta de
alimentos, vestuario, vehículos, etc.) para servir adecuadamente sus
créditos.
CARTERA: Posesión de títulos por un individuo o por una institución.
CRÉDITO: Es el cambio de una riqueza presente por una futura, basado en
la confianza y solvencia que se concede al deudor.
ESCALAS DE CALIFICACIÓN CREDITICIA: Graduación en la que se
expresan los diferentes niveles de riesgo en una calificación de valores. Para
títulos de largo plazo se encuentran indicadas por letras (AAA, AA, A, BBB,
BB, B, CCC, DD y EE) y para títulos de corto plazo por números (1, 2, 3, 4, 5 y
6)
MICROCRÉDITO: Conjunto de operaciones de crédito con destino
productivo que se otorgan a las microempresas y cuyo monto individual no
supere los 120 Salarios mínimos mensuales legales vigentes (Smmlv).
ENTRADAS DE EFECTIVO: Es el dinero que la empresa espera recibir en un periodo determinado de tiempo bien sea por ventas de contado, cobro a los clientes, ventas de activos fijos, anticipos recibidos.
CASH FLOW: Estado de flujo de caja. Trata de establecer las entradas y salidas de efectivo que ha tenido o puede tener una compañía en el futuro.
DÉFICIT DE EFECTIVO: Cuando las entradas de efectivo son menores que las salidas de efectivo.
GIRADO: Banco o entidad financiera.
GIRADOR: Persona o entidad que emite un cheque o letra de cambio.
CASH FLOW: Estado de flujo de caja. Trata de establecer las entradas y salidas de efectivo que ha tenido o puede tener una compañía en el futuro.
DÉFICIT DE EFECTIVO: Cuando las entradas de efectivo son menores que las salidas de efectivo.
ENDOSO: trasladar el valor de un determinado título valor a otra persona.
FLUJO DE CAJA: Trata de establecer las entradas y salidas de efectivo que ha tenido o puede tener una compañía en el futuro.
GIRADO: Banco o entidad financiera.
GIRADOR: Persona o entidad que emite un cheque o letra de cambio.
LEASING: Operación de arrendamiento financiero que consiste en la adquisición de una mercancía, a petición de su cliente, por parte de una sociedad especializada. Posteriormente, dicha sociedad entrega en arrendamiento la mercancía al cliente con opción de compra al vencimiento del contrato.
TASA DE CAMBIO: La tasa de cambio mide la cantidad de pesos que se deben pagar por una unidad de moneda extranjera. En nuestro caso se toma como base el dólar porque es la divisa más utilizada en Colombia para las transacciones con el exterior.
TÍTULO VALOR: Documento negociable que acredita los derechos de su tenedor legítimo y las obligaciones del emisor mismo. Incorpora derechos de crédito, participación, tradición, o representativos de mercancías.
INVENTARIO
El inventario es el conjunto de mercancías o
artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la
compra y venta o la fabricación primero, antes de venderlos, en un periodo
económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.
Es uno de los activos más grandes existentes en una
empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de
resultados.
CLASE DE INVENTARIOS
Materia prima.
Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (materia prima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado o acabado.
Materia auxiliar.
Inventarios de Materiales y Suministros. En el inventario de materiales y suministros se incluye: Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua.
Inventario de Seguridad
Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupción en el aprovisionamiento causado por demoras en la entrega o por el aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo está ligada al nivel de servicio, la fluctuación de la demanda y la variación de las demoras de la entrega.
Materiales en proceso.
El
inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos
que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos
parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción
y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al
proceso de producción en un momento dado.
Productos terminados.
Comprende estos, los
artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de
productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminación total y
que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los
almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos.
ROTACIÓN
DE LOS PRODUCTOS
La rotación del inventario es la cantidad de veces
que el inventario debe ser reemplazado durante un determinado período de
tiempo, generalmente un año. Uno de los indicadores más comúnmente utilizados en
la gestión de inventarios, ya que refleja la eficacia general de la cadena de
suministro, desde el proveedor hasta el cliente.
Volumen
de venta:
El volumen de tus ventas es la cantidad total de bienes,
productos o ideas vendidas dentro de un marco temporal dado, usualmente 12
meses. Dicha cantidad suele ser expresada en términos monetarios pero también
podría figurar en total de unidades de inventario o productos vendidos.
Fechas
de vencimiento:
Averías:
De igual forma, en la
administración del inventario se debe
controlar los elementos averiados desde el momento de ingreso al almacén, para
responsabilizar al proveedor o al encargado del inventario
CONTROL
DE STOCK
El stock de
una empresa se define como el conjunto de materiales y artículos que almacena
en espera de su utilización o venta posterior.
En el caso de
empresas industriales se debe mantener un stock determinado de materias primas
y otros aprovisionamientos para ser sometidos a una elaboración posterior,
productos semiterminados y productos terminados con los que hacer frente a la
demanda de sus usuarios o cliente.
Debido al enfoque de
control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del inventario pueda
llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un
nivel de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la
variación del excedente
Mínimo
Es la cantidad mínima de inventario a ser
mantenidas en el almacén.
Promedio
Es el volumen medio de
existencias que tenemos en almacén durante un período de tiempo. Nos expresa la
inversión que, por término medio, tenemos realizada en existencias.
Variables
y parámetros establecidos por la empresa para la codificación
Para facilitar la localización
de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificación
de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi
imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, entre
otros.
Uno
de los códigos de barras más corrientes es el UPC (Universal Product
Code). Emparentado con el UPC, existe el código ISBN, usado en la cubierta de
libros y revistas, también de 12 dígitos, así como el código 39 codifica
números y letras para usos generales, siendo muy popular. Este código se usa
mucho en la industria y para inventarios
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Requisición
La persona encargada de
hacer las compras de los materiales para la producción debe recibir una
solicitud de compras, sin la cual no puede iniciar ningún trámite para
efectuarlas.
Cotización
Una vez que el encargado de hacer las compras de materiales recibe la
solicitud de compras, debidamente autorizada, puede empezar a hacer los
trámites necesarios para efectuar las compras del material que se le solicitó.
Orden
de compra
Cuando el
encargado de compras recibe las contestaciones por parte de los proveedores de
las solicitudes de cotización a proveedores enviadas a los proveedores
potenciales, se inicia otra fase del trámite de compras, el cual consiste en
elegir a aquel proveedor que ofrece, en conjunto, las mejores condiciones y
precios al negocio.
Remisión
Es un documento que se emplea en el comercio para enviar
las mercaderías solicitadas por el cliente según su nota de pedido y éste se
encuentra impreso y membretado, según la necesidad de la empresa. Sirve para
que el comerciante tenga testimonio de los artículos que ha entregado en las
condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de ventas.
Factura
La factura es un
documento con valor probatorio y que constituye un título valor, que el
vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el
valor y productos relacionados en la misma.
Nota
de entrada
Es importante que en
cualquier negocio exista una persona que asuma la responsabilidad de recibir
los materiales que entregan los proveedores.
Para que dicha persona
efectúe la recepción de materiales deberá tener una copia de la orden de
compra; de lo contrario, y por cuestiones de control, no se debe recibir
material.
VALORACIÓN DE INVENTARIOS
Los
métodos de valoración o métodos de valuación de inventarios son técnicas
utilizadas con el objetivo de seleccionar y aplicar una base específica para
valuar los inventarios en términos monetarios. La valuación de inventarios es
un proceso vital cuando los precios unitarios de adquisición han sido
diferentes.
Ventajas
y desventajas de: PEPS, UEPS, PROMEDIO PONDERADO
Método PEPS
Este método de valoración
de inventarios se basa en la interpretación lógica del movimiento de las
unidades en el sistema de inventario, por ende el costo de las últimas compras
es el costo de las existencias, en el mismo orden en que ingresaron al almacén
Método UEPS
Este método de valoración se basa en que los
últimos artículos que entraron a formar parte del inventario, son los primeros
en venderse, con costo unitario, es decir que el flujo físico es irrelevante,
aquí lo importante es que el costo unitario de las últimas entradas sea el que
se aplique a las primeras salidas.
ACTIVOS FIJOS DE LA EMPRESA
